„Obamacare“ - Ihr Versicherungsschutz in den USA über die Hallesche

 

Über Obamacare

Der US-Kongress hat 2010 die Gesundheitsreform "Patient Protection and Affordable Care Act" (PPACA), auch "Obamacare" genannt, verabschiedet. Seit dem 1. Januar 2014 sind die Träger der Gesundheitsversorgung verpflichtet, eine Krankenversicherung mit einer Mindestdeckung (Minimum Essential Coverage) für alle in den USA lebenden Personen sicherzustellen. Das schließt auch die von Ihrer Firma in die USA entsandten Mitarbeiter ein.

Der von der Hallesche gebotene Versicherungsschutz für vollversicherte Auslandsentsandte erfüllt die geforderten Rahmenbedingungen. Diese Zusage gilt jedoch nur, wenn die Versicherungsunternehmen ihrer Meldepflicht bezüglich der entsprechenden Mitarbeiter nachkommen.

 

Ihre Mithilfe ist gefordert

Haben Sie im Jahr 2023 in Ihrem Gruppenvertrag vollversicherte, steuerpflichtige Mitarbeiter in den USA?

Dann tragen Sie bitte alle diese Mitarbeiter in folgender Exceltabelle im Tabellenblatt "Form 1095-B" ein und füllen die von der amerikanischen Steuerbehörde geforderten Daten vollständig aus.

Hinweis: Beachten Sie die im Tabellenblatt "Definitionen" hinterlegten Kommentare, die Ihnen als Hilfestellung bei der Erfassung dienen.

Senden Sie uns bitte die vollständig ausgefüllte Tabelle an die E-Mail-Adresse obamacare@hallesche.de zurück. Um eine verschlüsselte Datenübertragung zu gewährleisten, beachten Sie bitte die folgenden Datenschutzhinweise. 

 

Zeitrahmen

Gesetzlich sind folgende Fristen seitens der Versicherer einzuhalten:

• Ende Januar 2024: Information an alle betroffenen Mitarbeiter über die Daten, die über das Formular 1095-B an die Steuerbehörde übermittelt werden. Dieses Formular benötigen die Mitarbeiter für ihre Steuererklärung.
• 31.03.2024: Übermittlung der Daten an die amerikanische Steuerbehörde IRS

Damit die Meldung rechtzeitig erfolgen kann, bitten wir Sie uns die Exceltabelle bis zum 15. November 2023 zukommen zu lassen. Nachmeldungen sind bis spätestens Ende dieses Jahres möglich.

 

Datenschutz

Über die Datenschutzinformation für unsere Versicherungskunden sind Ihre Mitarbeiter informiert, dass der Versicherer ggf. zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten an Dritte (amerikanische Steuerbehörde IRS) weitergibt. Es handelt sich dabei nicht um Gesundheitsdaten, so dass keine ausdrückliche Einwilligung der Versicherten erforderlich ist.

Wir empfehlen Ihnen jedoch - auch im Zuge Ihrer eigenen Berichtspflichten - Ihre Mitarbeiter hierüber zu informieren und gehen davon aus, dass Sie zur Übermittlung der Daten befugt sind.

Die TLS-Verschlüsselung ist eine sichere Möglichkeit personenbezogene und andere Daten per E-Mail zu kommunizieren. Bitte füllen Sie daher das TLS-Partner-Formular aus und schicken es uns umgehend unterschrieben an obamacare@hallesche.de zurück.

 

Berichtspflichten der Arbeitgeber

Jeder Arbeitgeber, der mindestens 50 Arbeitnehmer in Vollzeit beschäftigt, unterliegt ebenfalls der Pflicht seine in die USA entsandten Mitarbeiter zu melden und die Formulare 1094-C und 1095-C ausgefüllt an die amerikanischen Behörden zu schicken. Weitere Informationen zu den Meldeberichtspflichten finden Sie unter den folgenden Links:

PPACA Arbeitgeber – allgemeine Informationen
PPACA Arbeitgeber – kleine- bis mittelständische Unternehmen
PPACA Arbeitgeber – Große Unternehmen
Registrierung online (IRS Webseite)

Es ist zu beachten, dass Arbeitgeber, die mehr als 250 meldepflichtige Mitarbeiter in den USA haben, die Berichtserstattung elektronisch an die zuständige US-Behörde IRS schicken müssen.

 

Zusätzliche Informationen

Sozialversicherungsnummer in den USA

Sollte ein Mitarbeiter noch keine Sozialversicherungsnummer in den USA besitzen, kann diese von dem einzelnen Mitarbeiter über das Formular w7 angefordert werden. Dieses Formular muss an folgende Adresse geschickt werden:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Residenten

Die oben genannte Regelung gilt nur für vorübergehende Auslandsaufenthalte und nicht für die sogenannten Residenten. Sofern über unseren Gruppenvertrag auch Residenten in den USA versichert sind, empfehlen wir daher, eine passende Krankenversicherung bei einem amerikanischen Versicherungsunternehmen vor Ort abzuschließen, weil die Mindestanforderungen an eine Krankenversicherung in den USA sich nicht zwingend mit den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland decken. Die medizinischen Leistungen, die in den USA für Residenten gesetzlich abgedeckt sein müssen, unterscheiden sich von den Leistungen eines deutschen Versicherungsschutzes teilweise erheblich. Sind Residenten nicht dementsprechend versichert, besteht das Risiko von Strafzahlungen.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie einfach Ihren Ansprechpartner bei der Hallesche und wir kümmern uns um Ihr Anliegen.